Abrir ficheros pdf con Microsoft Word 2013

Una de las novedades más llamativas y acogidas con entusiasmo de Word 2013 ha sido la posibilidad de abrir documentos pdf con Microsoft Word para una posterior edición. Esto ha supuesto una seria competencia para muchos programas de edición de ficheros pdf de Internet, debido a lo extendido que está el uso de Microsoft Word.

Para ello utiliza internamente una herramienta llamada PDF Reflow, que los desarrolladores de Microsoft han estado diseñando durante casi dos años. Esta herramienta funciona mejor cuando los documentos que tiene que abrir son solo de texto, si tiene varios elementos gráficos es muy posible que no se muestre con la misma exactitud que el fichero pdf original. Incluso es posible que toda la página se muestre como una imagen, en este caso el texto no se podría editar.

Los siguientes elementos son los más susceptibles a no mostrarse correctamente con PDF Reflow:

• Marcadores, comentarios y etiquetas de PDF.
• Elementos activos de un PDF como vídeo o audio.
• Tablas con espaciado de celda.
• Notas al pie que abarcan más de una página, y notas al final.
• Efectos de fuente, como Iluminado o sombreado.
• Colores y bordes de página.
• Marcos.

El motivo de la incorrecta visualización de algunos de sus elementos es debido a que PDF Reflow guarda las ubicaciones de los elementos, pero no sus relaciones. Por ejemplo guarda los bordes delimitadores de una tabla por un lado, y por otro guarda su contenido, de tal forma que es posible que unos datos se solapen con otros o que se separen excesivamente.

Al intentar abrir un fichero pdf con Microsoft Word, este realiza una copia del archivo pdf que se desea abrir, y abre dicha copia. Independientemente de como sea el fichero pdf Microsoft Word hace la siguiente advertencia:

Imagen 01: Advertencia de Microsoft Word referente a la apertura de ficheros .pdf.

Una vez abierto el archivo, el usuario sigue viendo que la extensión del mismo es pdf, esto es debido a que lo único que se ha indicado es que se quiere abrir el archivo, no que se quiere editar. Para editarlo simplemente habría que pulsar el botón “Habilitar edición”. Estas dos tareas pueden tardar un tiempo considerable si el archivo pdf es muy grande o si tiene mucho contenido, hay que tener en cuenta que Microsoft Word tiene que analizar cada una de las partes del fichero pdf que está tratando.

Imagen 02: Vista previa del archivo recién abierto 1.

Imagen 03: Vista previa del archivo recién abierto 2.

En la anterior imagen se puede observar que las líneas delimitadores del propio fichero pdf, Microsoft Word las ha tomado como imagen, y por tanto está disponible la barra de herramientas correspondiente a la edición de imágenes.

El caso cambia considerablemente si el pdf contiene texto principalmente. En tal caso Microsoft Word lo abrirá de una forma prácticamente idéntica a la original. Esto se puede apreciar en las siguientes imágenes correspondientes a un BOE.

Imagen 04: Archivo pdf con el BOE original.

Imagen 05: Archivo Word con el BOE original.

El programa ideal para abrir ficheros pdf de Microsoft Office es Microsoft Word, ya que si se intenta abrir con Microsoft Excel por ejemplo, éste intentará volcar los datos en las celdas, como si fueran datos de una base de datos o similar, y no lo intentará abrir como un texto para edición tal y como hace Microsoft Word.

Desde la versión 2007 de Microsoft Office existe la posibilidad de exportar desde el propio Office los documentos a ficheros pdf, pero ha sido únicamente a partir de la versión 2013 cuando se han podido editar. Esta posibilidad de edición no será posible si el archivo pdf está protegido, es decir las protecciones que pusiera el usuario final al fichero pdf se mantienen. Las siguientes imágenes muestran dos intentos de abrir un fichero pdf con protección, siendo imposible en ambos casos.

Imagen 06: Intento de abrir un archivo pdf con protección contra apertura.

Imagen 07: Intento de abrir un archivo pdf con protección contra edición.

Esta opción que permite editar ficheros pdf es recomendable utilizarla con cautela, y en detalles puntuales sobre todo si el archivo contiene imágenes o tablas, ya que es probable que al abrirlo en modo edición se arreglen unas partes, pero a la vez se estén modificando otras que ya estaban correctas, por lo que es casi obligatorio realizar una revisión del documento tras una edición antes de volverlo a convertir en fichero pdf.

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