Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en Microsoft Office I de II

En esta ocasión se va a mostrar cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, y qué novedad incorpora para utilizarla en los diversos programas de Microsoft Office. Esta barra es una peculiaridad del estilo “Ribbon” incorporado por Microsoft Office en su versión 2007, y utilizada después por diversos programas de la compañía, y por otras empresas. Esta barra de herramientas existe desde la versión 2007, y fue una de las mejoras menores que incluyó esta edición.

Al igual que en el anterior post referente a la personalización de Microsoft Office, en este ejemplo se va a utilizar también PowerPoint 2013 para personalizar la barra de herramientas de acceso rápido, pero hay que tener en cuenta que podría utilizarse con casi cualquier programa de Microsoft Office a partir de la versión 2007, ya que no todos incorporaron el estilo “Ribbon” en el 2007, aunque sí lo han ido haciendo en las sucesivas versiones.

La novedad que esta barra incorpora en la versión Office 2013 es el comando “Modo Mouse/Toque”, creado para utilizar el programa en cuestión con los dedos, en lugar de con el ratón. Esta opción está pensada para trabajar con pantallas táctiles, y básicamente lo que hace es aumentar la separación entre los botones. Puede ser también una opción útil para usuarios con problemas visuales. Hay que indicar que este comando es global. Es decir que si se activa en uno de los programas de Office 2013, todos los comandos de los restantes se mostrarán también con dicha separación.

Imagen 1: Aspecto de los botones con la opción Modo Mouse/Toque activado y desactivado respectivamente en PowerPoint 2013.

La forma más sencilla de acceder a las opciones de la barra de herramientas de acceso rápido es desde el menú desplegable que ella misma ofrece, pinchando en el botón “Más comandos”. Además se puede situar encima o debajo de la cinta de opciones, siendo encima la opción predeterminada, ya que de esta forma ocupa menos espacio.

Imagen 2: Aspecto del acceso a la barra de herramientas de acceso rápido.

La barra de herramientas de acceso rápido ayuda a organizar los comandos más utilizados por el usuario, permitiendo así tenerlos disponibles en todas las pestañas. Para añadir un botón a la línea de comandos hay que situarse en las “opciones de PowerPoint”, (o Word, o Excel, etcétera), en el apartado “Barra de herramientas de acceso rápido”. Desde dicha ventana es posible ver los distintos botones que dispone el programa, simplemente pinchando y arrastrando o con el botón central de “Agregar” y “Quitar” se añaden o quitan los comandos elegidos. Como se puede apreciar los botones están divididos en diversas categorías, según en la pestaña en la que estén ubicados habitualmente.

Existe además la opción de incluir un separador entre los botones, para clasificarles más cómodamente, dicho separador está siempre disponible independientemente de la categoría en la que se esté posicionado.

Imagen 3: Aspecto de la barra de herramientas de acceso rápido con separadores, y la opción de Importar o Exportar.

Otra opción es guardar esta configuración para utilizarla en diversos equipos, donde esté instalado Microsoft Office. Para ello en la misma ventana de opciones mencionada aparece el botón de “Importar o Exportar”, tal y como se muestra en la ventana anterior, que generará un archivo que podrá ser exportado a otros equipos con Microsoft Office. Dicho archivo tiene extensión exportedUI.

Una vez obtenido dicho archivo será posible importarlo en otro equipo con Microsoft PowerPoint (en este caso) para tener siempre los mismos botones. Al realizar la importación el programa en cuestión mostrará un mensaje de advertencia, ya que se van a eliminar los botones que haya en este momento.

Imagen 4: Sustitución de una barra de herramientas de acceso rápido por otra.

Hay que tener en cuenta que la importación y exportación también afectaría a la configuración de pestañas, en caso de que hubiéramos creado alguna pestaña nueva. Se verán más detalles de esto en el siguiente post de esta serie.

Finalmente el usuario siempre tendrá la opción de restaurar los comandos, y dejarlos como estaban al principio de la instalación de Microsoft Office pulsando el botón “Restablecer”. En un próximo post se analizará el archivo exportado, y se mostrará como a partir de dicho archivo se podrá disponer de los mismos comandos en todos los programas de Microsoft Office.

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