Ante las fugas y robos de
información que proliferan en los ámbitos
industriales y comerciales, la seguridad de los datos es una cuestión
que centra cada vez más la atención de los responsables empresariales.
Preocupa especialmente la filtración de datos de tarjetas de crédito y
cuentas bancarias, pero también de otros
documentos sensibles como
planes de negocio o listados de datos personales que puedan utilizarse
para fines no autorizados. Y no hay que olvidar que la protección de los
datos tiene implicaciones tanto legales como económicas, puesto que las
organizaciones se enfrentan a fuertes sanciones en caso de divulgación
fraudulenta de datos personales.
A pesar de que el foco se dirige normalmente a los archivos
electrónicos, muchas fugas de seguridad se realizan a través de
documentos impresos: según una encuesta realizada por Quocirca en 2012,
el 70 % de las empresas europeas ha sufrido algún episodio de
sustracción de datos relacionado con la impresión. Ante este peligro
real, ¿qué puede hacer una empresa para proteger la información que
albergan sus documentos impresos? En primer lugar, debe tener claro que
tan importante es el hardware (los equipos) como el software de
gestión
de impresión, que abarca hoy además la impresión móvil y desde la nube.
Como medida de precaución básica, la empresa debe procurar la
eliminación de los datos almacenados en el disco duro de los equipos
antes de proceder a su reciclaje o venta a terceros. En cuanto a las
opciones del software, las soluciones de seguridad documental incluyen
ya codificación de datos, borrado seguro de datos, extracción del disco
duro del dispositivo de impresión y
gestión de accesos.
El sistema de control de acceso a los
documentos es especialmente importante. Según revela el
estudio Office Insights 2013,
encargado por Canon Europa, el 20 % de las empresas europeas permiten
ya a sus empleados conectarse a la red o impresoras de la empresa a
través de sus dispositivos móviles personales. Por ello, el sistema de
control de accesos nos debe permitir restringir determinadas acciones a
un grupo de usuarios en concreto (tales como imprimir o realizar
anotaciones sobre los documentos) y utilizar sistemas de almacenamiento
contra falsificaciones, integrando la firma digital para garantizar la
autenticidad. Además, las nuevas funcionalidades incluidas en el
software de gestión, como las estadísticas e informes de uso -de los
dispositivos de impresión, escaneo y copia- pueden utilizarse no sólo
para reducir las impresiones innecesarias y controlar la actividad y
productividad de los diferentes departamentos, sino que también
contribuyen a elevar el compromiso de los usuarios con los gastos de
impresión y el consumo de papel.
En cuanto a la seguridad de los datos cuando se trata de impresión y
escaneo móvil y desde la nube, se puede recurrir al sistema de acceso
basado en credenciales de inicio de sesión/contraseña para los distintos
sistemas de almacenamiento en la nube. Además, puede utilizarse un
software de encriptación que permita crear una auditoría de rastreo
seguro. El cifrado de los datos, en cualquier caso, es un elemento clave
para garantizar que los datos se reciben y se visualicen únicamente por
los destinatarios legítimos.
Por José Nuñez, Solutions Output Manager de Canon España
Fuente:
Red Seguridad
